Learning Management Systeme – Wie Sie ein LMS erfolgreich einführen!

Learning Management Systeme (LMS) sind zwar Softwareprodukte, sie verhalten sich aber letztlich wie klassische Hardware: sie „verschleißen“. Dafür sind verschiedene Faktoren verantwortlich: veränderte Anforderungen, erweiterte Funktionen, die Begehrlichkeiten wecken, Auslauf von Wartungsverträgen, Änderungen in der IT-Strategie, ...

Die Einführung eines neuen bzw. weiterentwickelten LMS ist dabei immer eine aufwendige Investition, die wohlüberlegt, gut vorbereitet und geplant und gut umgesetzt sein muss.

Denn: Eine LMS-Einführung - oder deren Ersatz - betrifft das gesamte Unternehmen! Allen voran die Mitarbeiter und Kunden, die das System als „ihre Lernplattform“ akzeptieren und breit nutzen sollen. Alle weiteren Stakeholder arbeiten eher im Hintergrund: Personal, Vertrieb - und natürlich die IT. Der Geschäftsleitung kommt dabei eine besondere Rolle zu: eine Lernkultur im Unternehmen beispielhaft zu schaffen und weiterzuentwickeln, die das eigenverantwortliche Lernen fördert und wertschätzt. Nur so werden die gesetzten Ziele und vor allem Potentiale der bereitgestellten Technologie und eines LMS erreicht.

Einführung

Learning Management Systeme (LMS) werden in der Regel dann eingesetzt, wenn elektronische Lernprogramme oder Distance Learning-Methoden den Lernern bereitzustellen sind. Ausgehend von dieser Basis-anforderung werden aber häufig weitere Funktionen definiert, die auf die Auswahl eines passenden LMS einen großen Einfluss haben. Oft sind das:

  • Ein Schulungskatalog
  • Ein Veranstaltungsmanagement für die Abwicklung von Präsenzveranstaltungen: Anmeldung, Teilnehmermanagement und Teilnehmerlisten, Trainerorganisation, Exponate, ...
  • Die Anlage und Administration von Blended Learning-Angeboten
  • Eine umfangreiche Userverwaltung mit Bildungshistorien
  • Integration von Webinaren als synchrone Distance Learning-Methode
  • Unterstützung kollaborativer Lern- und Arbeitsformen, wie z.B. Foren, Blogs, Wikis, ...
  • Schnittstellen zu bestehenden Umsystemen und Übernahme oder Übergabe von Daten


Die begonnene Liste ließe sich beliebig weiterführen, da sich LMS parallel mit neuen Technologien und aufkommenden neuen Lern- und Arbeitsmethoden weiterentwickeln. Für den Entscheider eines LMS ist daher die wichtige Frage zu klären, welche Funktionen heute, morgen und idealerweise auch schon übermorgen im Unternehmen benötigt werden. Nur dann kann diese „teure“ Entscheidung einigermaßen sicher und zukunftsfähig getroffen werden.

In diesem Zusammenhang erstaunt mich ein Ergebnis der eLearning Journal Benchmarking Studie 2017. Auf die Frage „Gibt es etwas, dass Sie an Ihrem LMS verbessern würden, was Ihrer Meinung nach fehlt oder sogar mangelhaft ist?“ antworteten 54,1% der Befragten Personen mit „Ja“.

eLearning BENCHMARKING Studie 2017: Verbesserungsbedürftigkeit

Ich bin überrascht, wie hoch der Anteil der „unzufriedenen“ LMS-Nutzer ist:

  • Ein Teil der Befragten ist sicherlich enttäuscht über das, was „ihr LMS“ eigentlich nicht kann – ob versprochen oder nicht definiert. Hat man sich genügend mit den eigenen Anforderungen auseinandergesetzt?
  • Ein anderer Teil ist eventuell von den Entwicklungen in Methoden und Technologie überholt worden, die vom aktuellen LMS so dann nicht (mehr) erfüllt werden. Wurden die notwendigen Überlegungen angestellt, was man mit dem LMS in welcher Version auch mittelfristig erreichen möchte? Und wurde, ich gehe im weiteren Verlauf nochmals darauf ein, die Trainingsstrategie überhaupt weiterentwickelt?


Interessant ist in diesem Zusammenhang auch ein Ergebnis aus einer Brandon Hall Studie: „Is your organization currently considering replacing your LMS within the next 18 – 24 months?” Offensichtlich werden, auch wenn die Ergebnisse aus zwei unterschiedlichen Studien stammen, in fast 50% aller Fälle die notwendigen Konsequenzen zeitnah gezogen: der Ersatz des bestehenden LMS!

Mit diesem Artikel möchte ich Sie an Überlegungen und ein Vorgehen heranführen, das Sie zu Ihrem passenden LMS finden und Sie am Ende mit Ihrer Entscheidung eine hohe Investitionssicherheit haben lässt. Denn dann freue ich mich persönlich mit Ihnen!

Brandon Hall Group, Learning Technology Study 2016.

Problemstellung und Zielfindung

Zielgruppen: Bitte lassen Sie mich Ihnen an dieser Stelle eine zunächst augenscheinlich banale Frage stellen: Kennen Sie Ihre Zielgruppe? Und ich meine, kennen Sie sie so richtig?

  • Wer lernt?
  • Was lernt die Zielgruppe?
  • Wie lernt die Zielgruppe?
  • Wann lernt die Zielgruppe?
  • Wo lernt die Zielgruppe?
  • Womit lernt die Zielgruppe?


Jede Antwort auf die oben aufgeführten Fragen ist für Sie elementar, um überhaupt das passende LMS zu finden. Nachfolgend möchte ich auf jede dieser Fragen exemplarisch eingehen – um Ihnen ein Gefühl für die Notwendigkeit zu vermitteln:

Wer lernt?

  • Interne Personen, also innerhalb des Unternehmensnetzwerkes erreichbar?
  • Externe Personen, die keinen oder nur einen mit Hilfsmitteln (VPN, Extranet) realisierbaren Zugriff haben?
  • Können Sie diese Personen überhaupt direkt ansprechen und erreichen bzw. sind sie Ihnen bekannt?
  • Oder sind Ihre Zielgruppen nur über eine mehrstufige Kommunikation erreichbar, z.B. über Importeure, Zwischenhändler, ...
  • Gelten gesetzliche Regelungen oder die Mitbestimmung für einzelne oder mehrere Zielgruppen?


Was lernt die Zielgruppe?

  • Grundlagen oder schützenswerte unternehmensspezifische Inhalte?
  • Einfache Lernprogramme oder Präsenzschulungen - jeweils in einzelnen Maßnahmen organisiert?
  • Oder komplexere Blended Learning-Konzepte?
  • Besteht der Bedarf des informellen Lernens bei der Zielgruppe?


Wie lernt die Zielgruppe?

  • Allein oder in Gruppen? Z.B. als „Gruppenlernen“ in einem Produktionsbereich?
  • Eher fremdbestimmt oder selbstbestimmt bzw. eigenverantwortlich?
  • Anschaulich, lesend, interaktiv, visuell, anwendungsorientiert, ...?
  • Welche Prozesse sind z.B. für Anmeldungen und Buchungen etabliert?


Wann lernt die Zielgruppe?

  • Während oder außerhalb der Arbeitszeit?
  • Welche Freiräume gibt es?
  • Wie detailliert müssen ggf. Lernzeiten erfasst werden, z.B. wegen einer Arbeitszeitgutschrift?


Wo lernt die Zielgruppe?

  • Am Arbeitsplatz?
  • Zuhause?
  • Mobil?


Womit lernt die Zielgruppe?

  • Auf einer standardisierten Hardware?
  • Oder in unterschiedlichen, nicht festgelegten Browsern?
  • Auf eigenen Geräten?


Und bitte beachten Sie, dass es u.U. mehrere Zielgruppen geben kann, die sich in einzelnen und auch mehreren Details deutlich voneinander unterscheiden. Ich habe für mich in diesem Zusammenhang den Begriff der Haupt- und Nebenzielgruppen eingeführt, die wir dann auch jeweils separat hinterfragen.

Mit der Beantwortung dieser Fragen haben Sie in meinen Augen bereits die wichtigsten Anforderungen diskutiert und (hoffentlich) als Ziele herausgearbeitet. Sie haben sich nämlich auseinandergesetzt mit:

  • Dem Lerner
  • Der notwendigen Lernsituation
  • Den Inhalten
  • Den Methoden
  • Einigen Prozessen
  • Der Bereitstellung und Erreichbarkeit


Bevor Sie diese Arbeit für sich abschließen: Betrachten Sie die Fragen und Antworten aus verschiedenen Perspektiven: heute, morgen und, wenn möglich, übermorgen. Sie schaffen sich dadurch das notwendige Verständnis, wo Sie bzw. Ihr Unternehmen herkommen und was sie erreichen möchten. Und ergänzen Sie Ihre Betrachtungen zusätzlich, um die Sicht Ihrer Zielsetzung und die Perspektive der Zielgruppe bzw. Zielgruppen. Im nächsten Schritt gilt es, aus diesen allerdings noch unvollständigen Inhalten und Zielen eine Strategie und Vorgehensweise zu entwickeln: Die Trainingsstrategie.

Inhalte einer Distance Learning-/Trainings-Strategie.

Trainingsstrategie

Vorab eine klare Positionierung von mir: Eine LMS-Einführung ohne eine verbindliche und freigegebene (Unternehmens-) Trainingsstrategie ist aus meiner Erfahrung zum Scheitern verurteilt. Über kurz oder lang wird Ihnen oder Ihrer Organisation die Puste ausgehen, eine nachhaltig erfolgreiche (neue) Lernkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Warum?

  • Sie werden die notwendigen Anforderungen Ihrer Zielgruppe bzw. Zielgruppen nicht hinreichend identifizieren und in zielführende erfolgreiche Maßnahmen überführen.
  • Sie werden die Unterstützung verantwortlicher Stakeholder nicht bekommen, um die notwendigen Veränderungsprozesse umzusetzen. Im Gegenteil. Sie werden erfahrungsgemäß immer wieder neue Überzeugungsarbeit leisten und Diskussionen führen müssen, warum gerade an dieser Stelle ein z.B. Blended Learning-Konzept geeigneter ist als die klassische Präsenzmaßnahme - das reibt auf!
  • Sie werden die benötigten Ressourcen (Geld, Zeit, Verantwortung bzw. Kompetenzen) nicht bekommen, um die einzelnen Aktivitäten in der notwendigen Ernsthaftigkeit umzusetzen. Denn Distance Learning kostet zunächst immer etwas mehr Geld im Vergleich zur klassischen Präsenzmaßnahme.
  • Sie werden im schlimmsten Fall mit einem hohen Aufwand ein LMS einführen, von dem Sie schon nach kurzer Zeit sagen müssen: „Es fehlt mir etwas bzw. es gibt an dem LMS einiges zu verbessern!“ (vgl. die verschiedenen Studienergebnisse)


Anhand dieser Argumente wird auch klar, wie eine Trainingsstrategie beschaffen sein muss: Ziele und konkrete Maßnahmen, die zusammen mit den Stakeholdern erarbeitet und durch die Unternehmensführung freigegeben wurden!

Inhaltlich sehe ich mindestens folgende Überschriften:

  • Zielgruppen: s.o.
  • Inhalte: Was wird wie gelernt? Methodeneinsatz? Make or buy? Grundlagen und/oder Expertenwissen? Modularisierung der Inhalte? ...
  • Distribution: Bereitstellung von elektronischen Lerninhalten und Methoden – eine Basisfunktion.
  • Organisation: Anmelde- bzw. Buchungs- und Bestätigungsprozesse, Reporting, Verantwortlichkeiten, ... Auch diese sind Grundfunktionen eines LMS!
  • Finanzierung: Budgets und Preiskonzepte, wenn z.B. Inhalte und Leistungen kostenpflichtig bereitgestellt und abgerechnet werden.
  • Kooperationen: Dieses Thema wird in meinen Augen zu stiefmütterlich behandelt. Was spricht dagegen, Inhalte und auch Prozesse mit Partner zu teilen?
  • Ich habe z.B. sehr gute Erfahrungen mit gemeinsamen Content-Entwicklungen im Grundlagenbereich gemacht. Das erzeugt Synergien, schont das eigene Budget und schafft somit Spielräume für andere Projekte!

 
Projektorganisation

In der Strategiearbeit wurde es Ihnen sicherlich schon deutlich: Sie benötigen für die Einführung eines LMS nicht nur die IT.

Liebe IT-Kolleginnen und -Kollegen, sehen Sie es mir bitte nach. Aber in meinen Augen sind Sie in einem LMS-Projekt lediglich Beratende und Ausführende der Fachbereiche.

Sie benötigen die interdisziplinäre Unterstützung verschiedener involvierter Bereiche (Stakeholder) und ich ergänze in dieser Aufzählung auch gleich meine Beweggründe:

  • Vertreter der Zielgruppen; es geht schlichtweg um die Akzeptanz und (Eigen-) Verantwortungsübernahme bei den späteren Nutzern und Lernern.
  • Vertreter der Trainingsverantwortlichen (Trainer und Konzeptentwickler). Auch hier steht wieder die Akzeptanz, gepaart mit eventuellen Ängsten um den Verlust der bisherigen Kompetenz, Anerkennung und Rolle im Fokus.
  • Vertreter aus dem HR-Bereich. Qualifizierung ist ein Kernthema der HR-Arbeit und darf von den Vertriebsschulungen nicht abgekoppelt sein. Zur Erläuterung: In der Vergangenheit, so meine Erfahrung, gingen Distance Learning-Aktivitäten häufig vom Vertrieb aus (s.u.).
  • Vertreter aus dem Vertriebsbereich. Der Bedarf eines LMS kommt (in der jüngeren Vergangenheit viel häufiger) aus dem HR-Bereich, oder, wie in den Jahren zuvor oft erlebt, aus dem Vertriebsbereich. Idealerweise entsteht eine Lösung, die gleich die Anforderungen beider Bereiche abdeckt!
  • Vertreter des Datenschutzes. Mit dem Einsatz eines LMS entstehen schützenswerte persönliche Stamm- und Nutzungsdaten der Nutzer und Lerner, die tw. langfristig gespeichert und verfügbar werden!
  • Die Mitbestimmung. Warum werden diese Kollegen, was leider so häufig passiert, vor vollendete Fakten gestellt? Die frühzeitige Einbindung schafft auch hier Vertrauen, die notwendige Akzeptanz und Unterstützung. Wie schon beim Datenschutz geht es um die persönlichen Daten der Nutzer und Lerner, die, so eine oft geäußerte Befürchtung, zur Leistungsmessung missbraucht werden können. Und dabei haben Sie eine Gemeinsamkeit, an die sie anschließen können: Die Mitbestimmungskollegen haben doch auch ein Interesse daran, Ihre Klientel möglichst breit und zielgerichtet zu qualifizieren!
  • Und, natürlich: Vertreter der IT! Sie bringen die notwendigen technischen Anforderungen und Rahmenbedingungen ein, damit ein LMS in einer sinnvollen Umgebung betrieben werden kann. Auch haben diese Kollegen i.d.R. das notwendige Datenbank- und Schnittstellen-Knowhow, eine LMS-Lösung technisch zu bewerten und später zu betreiben.


Als Projektleiter sehe ich am liebsten einen Vertreter des Auftraggebers, also des Fachbereichs. Ich unterstelle diesen Personen und Bereichen das größere Interesse an einer akzeptierten und erfolgreichen Lösung für die Nutzer und Lerner, als z.B. bei der IT, die nach meiner Erfahrung zu oft technisch optimierte Lösungen präferiert. Und diese Person benötigt kein (!) detailliertes IT-Wissen. Es reicht ein erweitertes Grundverständnis in der Informationstechnologie. Ich bezeichne es immer als „hohe IT-Affinität“ die sich aus Interesse, Neugierde und einer gesunden Logik zusammensetzt.

Dabei sind aus meiner Sicht nachfolgende Eigenschaften für den Projektleiter einer LMS-Einführung wichtig:

  • Empathie: Es ist ein System für Menschen. Versuchen Sie, sich in diese Personen hineinzuversetzen.
  • Ein gutes Management verschiedener Interessenlagen: Interessen identifizieren, verhandeln, vereinbaren und umsetzen. Das bedeutet vor allem Führungs- und Moderationsfähigkeiten in verschiedenen Konstellationen (Nutzer, Projektteam, Lieferanten, Management)
  • Projektmanagement: klare Strukturen, Verbindlichkeit und Transparenz.
  • Erfahrungen im Change Management: Verständnis für einen Change-Prozess und Kenntnis oder auch Verfügbarkeit verschiedener Methoden.
  • Kommunikation: offen, frank und frei! Ich persönlich habe es dabei am liebsten unpolitisch.


Noch ein Hinweis für den Fachbereich: Bitte holen Sie sich, wenn es die Strukturen in Ihrem Unternehmen irgendwie zulassen, das Budget für eine LMS-Einführung, den Betrieb und die spätere Weiterentwicklung (vgl. Programm Management) in Ihren Bereich. Sie werden dadurch zu Handelnden und nicht zu Abhängigen!

LMS-Auswahl - Lösungsansätze

Zunächst einmal allgemein: LMS-Systeme orientieren sich am technisch machbaren und folgen den Trends der Software-Industrie. Daher werden Sie bei einer LMS-Auswahl grundlegende Entscheidungen zu treffen haben, die sich aus den Rahmenbedingungen Ihrer IT-Strategie ergeben und auch die Auswahl (natürlich) einschränken:

  • Standard-Software <-> Individuelle Software
  • Open Source <-> Kommerzielle Software
  • Cloud <-> Eigenes Hosting
  • Kauf <-> Miete
  • Nationaler Einsatz <-> Internationaler Einsatz
  • Sprache
  • Mandantenlösung <-> Instanzenlösung
  • HTML <-> SCORM


Für eine Entscheidung für ein einzelnes Attribut „links oder rechts“ kann es individuelle Gründe geben. Unabhängig davon, wo dieses letztlich steht. Da gibt es kein „gut“ oder „nicht gut“! Vielmehr werden Sie auf das Ergebnis „passend“ bzw. „bei uns so nicht passend“ kommen. In der Bearbeitung dieser unterschiedlichen Rahmenbedingungen wird der IT-Bereich sicherlich unterstützen!

Anforderungen und Funktionen

Ich unterteile für mich die klassischen Funktionen eines LMS in die nachfolgenden Funktionen. Dabei ist meine Erfahrung, dass ein Großteil Ihrer Anforderungen von diesen Funktionen auch schon abgedeckt werden:

  • Lernermanagement (Verwaltung der User mit Log-In, Profilen bzw. Stammdaten, Rollen und Rechte)
  • Trainingsangebot: Bereitstellung des Trainingsangebots in Katalogform.
  • Content-Plattform (Bereitstellung von E-Learning und E-Test; auch zu Hause und mobil)
  • Kursverwaltung (Administration der Schulungsangebote; vom E-Learning über Präsenzveranstaltungen bis zum Blended Learning)
  • Veranstaltungsmanagement: Anmeldung/Buchung, Verwaltung von Teilnehmern, incl. Wartelisten, Teilnehmerlisten, Referenten, Ressourcen.
  • Workplace, Austausch: Bereitstellung von Inhalten und Informationen am Arbeitsplatz, z.B. als Wiki, Foren, Blog, ... (informelles „Lernen“)
  • Talentmanagement (Planung und Administration persönlicher Bildungslebensläufe)
  • Bildungshistorie: Darstellung besuchter Veranstaltungen und Angebote
  • Reporting: Berichterstattung aus verschiedenen Perspektiven (Lerner, Führungskraft, HR, Bildungsanbieter, Management, ...) mit dem Ziel, besser und „nachhaltiger“ zu werden.
  • Fakturierung (Abrechnung von Schulungsleistungen; intern, extern)


Aber vor allem ist das LMS für Ihren Lerner der Zugang zu Ihrem Bildungsangebot!

Sie bekommen, wenn Sie Ihre Anforderungen innerhalb der genannten Funktionen formulieren, schnell auf einen Anforderungskatalog, der durchaus 200 und mehr Positionen enthalten kann. Ich sehe dieses Volumen aber nicht als Ziel oder als Angstfaktor. Vielmehr steht die Auseinandersetzung mit Ihren Bedürfnissen im Fokus: Der Weg ist das Ziel!

Nachfolgend habe ich einmal exemplarisch verschiedene „typische“ Anforderungen unterschiedlicher Qualität herausgesucht, um Ihnen einen ersten Eindruck zu vermitteln:

Rollen und Rechteverwaltung (Lerner, Administration)

  • Rechte können individuell zugewiesen werden; einzeln, ganzen Gruppen
  • Angebot für nicht-registrierte User (Sichtbarkeit von Inhalten?)
  • Eingrenzung von Inhalten (Kurse, Maßnahmen, ...)

Benutzeroberfläche

  • Seite/Ansicht individuell anpassbar je Benutzer
  • Seite/Ansicht definiert pro Rolle
  • Sprachen
  • Responsive Design
  • Intuitive Bedienbarkeit

Lernermanagement

  • Selbstregistrierung von Benutzern ...
  • ... mit folgendem Freigabe-/Bestätigungsprozess
  • Schnittstelle zu zentraler (externer) Userdatenhaltung und Übergabe der Daten in Laufzeit
  • Single Sign on
  • Passwortrücksetzungen durch User/Lerner
  • Zentraler Reset von Zugangsdaten (PW)
  • Zentrale Sperrung von Zugangsdaten (User/Lerner)


Veranstaltungsmanagement

  • Selbstbuchungen durch User unter definierbaren Voraussetzungen (sofort gebucht, nach Freigabe Kaufentscheider gebucht, ...) -> „pull“
  • Fremdbuchungen von User/Lerner (Administrator, Koordinator, Vorgesetzter, ... -> „Push“
  • Ausdruck von veranstaltungsspezifischen TN-Listen durch Trainer
  • Delayed Testing (Abschlusstest in einem definierten Zeitfenster nach (!) Präsenzveranstaltung)
  • Vorbereitung und Durchführung von online-Zufriedenheitsabfragen zu definierten Zeitpunkten (z.B. vor E-Test)

Und noch ein abschließendes Wort zur Funktion „Trainingsangebot“: Ich halte diese Funktion für die zentrale Funktion des LMS. Der Katalog ist Ihr Leistungsangebot an Ihre Zielgruppen. Ich nenne es auch immer gerne (nach altem Verständnis) das „Schaufenster“ für Ihre Kunden – heute würde man Webshop sagen, was der Katalog ja auch letztlich ist.

Entsprechend attraktiv sollte dieser auch gestaltet sein (Angebot, Informationsgehalt, Bedienung). Ich habe dabei immer das Ideal vor Augen, dass sich Lerner eigenmotiviert selbst um ihre Fort- und Weiterbildung kümmern und im Schulungskatalog „stöbern“.

Kosten

Eine LMS-Einführung ist, auch wenn Sie sich für eine Standardsoftware entscheiden, sicherlich nicht die günstigste Investition! Das werden Sie sich anhand der verschiedenen beschriebenen Gedanken schon gedacht haben.

Allein die Projektkosten sind aufgrund der Komplexität einer LMS-Einführung höher anzusetzen. Dabei gilt es, sehr unterschiedliche Interessen und Schnittstellen zu identifizieren, zu bewerten und in Einklang zu bringen, wollen Sie langfristig Erfolg haben.

Aber bei diesen Kosten handelt es sich ja meistens um interne, bereits vorhandene Aufwendungen („eh-da-Kosten“), die unternehmensabhängig sehr unterschiedlich sein können. Daher möchte ich auf diese Aufwendungen auch nur insoweit eingehen: Seien Sie in Ihren Ressourcenplanungen nicht zu optimistisch! Sie werden schnell von der Realität eingeholt werden!

Aber lassen Sie uns einmal auf die Fremdkosten schauen. Als Kostentreiber werden Sie vor allem zu tun haben mit:

  • Anpassung, Customizing (Einmalkosten)
  • Lizenzkosten (i.d.R. einmalig, tw. aber auch wiederkehrend)
  • Betriebskosten (jährlich)
  • Wartungskosten (jährlich)
  • Supportaufwendungen (jährlich)

Kostenübersicht kommerzieller und Open Source LMS.

Abschließend noch ein Literatur-Hinweis: Das eLearning Journal hat im Jahr 2014 unter dem Titel So überzeugen Sie Ihren Chef; Kaufen, mieten, betreiben: Kostenbetrachtungen für aktuelle LMS-Lösungen mit dem Tabu gebrochen, über LMS-Kosten zu schweigen. In diesem Artikel werden unterschiedliche LMS-Lösungen in verschiedenen Einsatzgebieten verglichen und quantifiziert, u.a. habe ich auch die obige Tabelle diesem Artikel entnommen

Auswahlprozeß

In den vorherigen Zeilen bin ich vor allem auf einzelne strategische und funktionale Aspekte einer LMS-Auswahl eingegangen. Gerne möchte ich für Sie das Vorgehen einer LMS-Auswahl zusammenfassen.
 
Erläuterungen:

  • Zu 2: Lastenheft: Formulieren Sie auch offene Anforderungen und Wünsche: „Bitte zeigen Sie Lösungen auf ...“. Sie erhalten somit (hoffentlich) auch Impulse vom „Experten“, dem LMS-Anbieter.
  • Zu 3: rd. 10 - 12 Anbieter; aber keine Angst vor dieser Menge! In der Regel diskreditieren sich verschiedene Anbieter bereits während der Anfragephase durch ihr Verhalten.
  • Zu 4: 4 - 5 Anbieterpräsentationen in klar strukturierten Präsentationen (2 Stunden mit 0,5 Stunden Pause dazwischen:
  • Hauptfokus auf Präsentation Anbieter und Produkt.
  • Umsetzung eines von Ihnen vorgegebenen UseCases
  • Zu 5: In dieser Phase haben sich Workshops sehr bewährt: zukünftige Projektmitglieder des Anbieters OHNE (!) Vertrieb:
  • Inhalte: gemeinsame Erarbeitung kritischer Anforderungen und erste Lösungsoptionen, Kennenlernen, Projektplan
  • In der Regel sind es 2, max. 3 Anbieter, mit denen solche Workshops überhaupt Sinn machen.
Inhalte einer Distance Learning-/Trainings-Strategie.

Wartung und Support

Ein Thema, das sehr häufig unterschätzt wird: Wartung und Support. Hier möchte ich Ihnen gerne verschiedene Faktoren aufzeigen, die Sie frühzeitig hinterfragen und auch in die LMS-Auswahl einbeziehen sollten.

Support: Ich beginne mit dem Support, da dieses Thema einen erheblichen Einfluss auf die spätere Akzeptanz Ihres LMS hat - aber leider zu häufig in der Auswahlphase vernachlässigt wird.

Wie erhalten die Lerner eine effektive Unterstützung (1st-Level-Support), wenn sie Probleme im LMS erleben (und ich benenne nachfolgend typische Ursachen, um Ihnen ein besseres Gefühl zu geben):

  • Der LogIn ist nicht möglich (User oder Passwort ungültig, LMS nicht erreichbar, ...)
  • Angebote stehen nicht zur Verfügung (Rollen- und Berechtigungskonzept, Katalogfunktion, ...)
  • Bildungshistorien sind nicht korrekt (Stati einzelner Maßnahmen nicht aktuell, Teilnahmedaten nicht nachgepflegt, Zuordnungen falsch, ...)
  • Distance Learning-Angebote laufen nicht fehlerfrei (Browser-Probleme am Client, Content nicht richtig konfiguriert, Updates, ...)
  • ...


Aber lassen Sie uns auch den 2nd- und 3rd-Level-Support betrachten. Das sind die Supportstufen, die helfen, wenn Sie in der ersten Stufe nicht weiterkommen. Dabei bezeichnet 2nd-Level in der Regel die Hilfe, die noch bei Ihnen intern läuft (z.B. zwischen Fachbereich und IT) und der 3rd-Level ist die Eskalation an den LMS-Hersteller, wenn gar nichts mehr beantwortet werden kann oder geht:

  • Wie wird der 2nd-Level qualifiziert und auf dem Laufenden gehalten? Initialschulungen zur Einführung des LMS, regelmäßige Informationen über Support-Highlights bzw. -Schwerpunkte, ...
  • Wie professionell geht der LMS-Anbieter mit Ihren Anfragen um, z.B. durch Einsatz eines Ticket-Systems mit aktuellem Status?
  • Partizipieren Sie an den Erkenntnissen des Anbieters: Problem- und Fehlerhäufungen, work-arounds, ...?
  • Dauer/Reaktionszeiten, Erreichbarkeit, Sprache, Dokumentation, ...
  • Wie wird der Support abgerechnet? Pauschal, nach Fall? Wie wird mit Überschreitungen und ggf. auch Unterschreitungen definierter Supportvolumina umgegangen? Wie flexibel können diese ggf. angepasst werden?
Supportstufen.

Wartung: Unter der Wartung verstehe ich die proaktive Aktualisierung des LMS in zu definierenden Zyklen. Diese werden in der Regel durch den LMS-Lieferanten vorgegeben, können aber auch in bestimmten Konstellationen durch den Kunden beeinflusst bzw. definiert werden. Typische Einflussfaktoren sind:

  • In Ihrem Unternehmen eingesetzte Software (-stände): Betriebssysteme, Browser, Sicherheitseinstellungen, ...
  • Kosten
  • Die bei Ihnen realisierten Testing- und Freigabeverfahren, denn Sie werden diese immer testen und freigeben müssen!
  • ...


In der Regel werden Wartungsverträge mit dem LMS-Lieferanten abgeschlossen, die meistens auf einer jährlichen Gebühr basieren und oft vom Investitionsvolumen abhängen. Lassen Sie sich verschiedene Optionen vom LMS-Lieferanten aufzeigen und durchrechnen. Denn auch hier gilt es, die auf Ihre Bedürfnisse (Anforderungen, Prozesse, Budget, Aufwand) am besten passende Lösung zu finden.

Eine weitere Funktion, die ich unter dieser Überschrift bringe: Sehen Sie eine Testumgebung vor und vereinbaren Sie eine sinnvolle Frequenz, wie diese aktuell gehalten wird. Warum? Weil Sie flexibler sind und vor allem probieren können, ohne Konsequenzen im Produktivsystem fürchten zu müssen. Nachfolgend einige typische Situationen:

  • Sie können schulen, trainieren und probieren!
  • Sie können Funktionen im Vorfeld testen: Funktionsfähigkeit, Akzeptanz und Relevanz.
  • Sie können Fremdcontent, z.B. WBT auf seine Lauffähigkeit und Interaktion mit dem LMS testen.
  • Sie können Änderungen im Testsystem sammeln, prüfen und dann z.B. in einem für die Nutzer freigeben.
  • Sie können Schnittstellen verifizieren.


Die sich ergebenden Optionen sind vielfältig und Sie profitieren von einer hohen Unabhängigkeit. Die Rahmenbedingungen sind aber in der Auswahlphase mit den potentiellen Anbietern und dem IT-Bereich zu klären:

  • Verfügbarkeit
  • Aktualisierungszyklen
  • Daten (als Kopie des Live-Systems?)
  • Hosting
  • Kosten


Programm-Management: Ein oft vernachlässigter Punkt: das Programm Management. Darunter möchte ich alle Aktivitäten zusammenfassen, das LMS-Programm auch nach seiner Einführung weiterzuentwickeln. Bitte erlauben Sie mir einen Hinweis: Ich verwende diesen Begriff eher etwas ungewöhnlich, da ich ihn nicht nur auf das Projektmanagement beziehe. Vielmehr steht für mich der ursächliche Begriff des „Programms“ im Vordergrund, nämlich der Software. Diese ist, so meine Überzeugung, auch nach der Implementierung und neben der kontinuierlichen Wartung aktiv zu „managen“:

  • (Interne) Weiterentwicklung des LMS: Anforderungen identifizieren, sammeln und bewerten.
  • Überführen der strategischen Unternehmensziele in Anforderungen an das LMS.
  • Management der Anforderungen gegenüber dem LMS-Lieferanten (quasi als Vorinstanz und single-point-of-contact).
  • Das Versions- bzw. Release-Management (Welche Wechsel des LMS wollen Sie mitmachen oder ggf. überspringen, soweit es der gewählte Wartungsvertrag überhaupt zulässt?).
  • Manager über Budget und Beauftragung
  • Auch diese Funktion sehe ich idealerweise im Fachbereich verankert, unterstützt durch die IT.


Migration

Ein Thema, das augenscheinlich nur den LMS-Wechsler betrifft: Wie bekomme ich die heutigen Daten und Informationen in das neue LMS? Trotzdem wird auch der LMS-Einführende sich mit Migrationen auseinandersetzen müssen.

Der Wechsler: In der Regel kann diese Gruppe bereits auf einen umfangreichen „Datenschatz“ bauen:

  • User mit den zugehörigen Stammdaten
  • Bildungshistorien
  • Angelegte Veranstaltungen und Angebote (Katalog)
  • Content
  • Feste Reportingstrukturen: Was, wann, wie


Nutzen Sie das bestehende Material und die vorhandenen Daten, das neue LMS idealerweise nahtlos an das alte LMS anzudocken und zu füllen. Eine solche Lösung erhöht die Akzeptanz beim Lerner erheblich und rechtfertigt nach meiner Erfahrung auch den einen oder anderen Mehraufwand.

Der Einführende: Auch wenn Sie bisher noch kein LMS im Einsatz haben. Einige Daten werden dennoch vorhanden sein, die für eine Erstbefüllung eines LMS genutzt werden können:

  • Aktualisierte und bereinigte Daten der User.
  • Ich denke da vor allem zunächst an (eindeutige) E-Mail-Adressen mit Vor- und Nachnamen und idealerweise auch schon Geburtstagen. Die Ergänzung dieser Daten sollte dann durch die Nutzer vor Ort selbst vorgenommen werden, um eine hohe Aktualität und Qualität zu bekommen.
  • Das bestehende Lernangebot, da das neue LMS dann „nicht so leer“ ist.
  • „Bildungshistorien“, die erfahrungsgemäß meist aus Excel- oder Access-Listen kommen, sind eine weitere Option, das LMS in seiner Akzeptanz beim Nutzer zu stärken.


LMS haben in der Regel Importschnittstellen, mit denen jeder halbwegs Office-Begabte, soweit die Migration nicht Bestandteil der Anpassung des LMS ist, einen Import auch selbst realisieren kann.

Wichtig ist, dass Sie den Migrationsaufwand auch als Chance begreifen, mit Daten aufzuräumen. Das können sein:

  • Harmonisierung von Begrifflichkeiten und Verständnissen über verschiedene Tools und Systeme hinweg.
  • Entschlacken von Datenhalden auf das wirklich notwendige und sinnvolle Maß.
  • Zentralisierung der Datenhaltung
  • Und: Trennen Sie sich ggf. auch konsequent von Papier: Warum nicht einfach nur die Abschlussdaten im System halten, anstatt Ordner mit Teilnehmerlisten und Unterschriften zu horten?


Gerne bringe ich an dieser Stelle auch immer das Verständnis ein, Dokumente ggf. bedarfsgerecht zu produzieren bzw. reproduzieren, anstatt sie physisch vorzuhalten. Denkt man diesen Ansatz zu Ende: Warum soll sich der Lerner seine Teilnahmebestätigung nicht selbst ausdrucken können, wenn er eine Maßnahme besucht hat? Eine Standardfunktion in den LMS, aber häufig ein radikaler Wechsel in der Lernkultur, der in Ihrem Unternehmen auch Akzeptanz finden muss!

Change-Management

Sie erinnern sich? Im Rahmen der Zielgruppen habe ich Sie aufgefordert, die Fragen aus der Perspektive heute, morgen und idealerweise übermorgen zu diskutieren und zu beantworten. Ich habe postuliert, dass Sie dadurch das notwendige Verständnis aus verschiedenen Perspektiven dafür schaffen, wo Sie herkommen und was Sie erreichen möchten.

Bitte führen Sie sich vor Augen, wie im Extremfall die Zielsetzungen von Ihnen bzw. die Ihres Unternehmens vom heutigen Status abweichen können.

Bemerkung: Bitte versuchen Sie nicht, alle genannten Zielsetzungen in einem Schritt zu erreichen. Ich möchte mit diesen Beispielen einfach nur Extrema aufzeigen und Sie für die Problematik sensibilisieren!

Ich bin ein überzeugter Anhänger eines begleitenden Change Management-Prozesses, wenn ein LMS eingeführt, oder auch ersetzt wird. Nur so werden Sie Ihre Zielgruppen auf die Reise mitnehmen können und mit dem LMS, das in meinen Augen das Vehikel für eine veränderte Lernkultur ist, Erfolg haben.

Denn eine LMS-Einführung ist zwar vordergründig „nur“ ein IT-Projekt. Sie gehen aber an das Fundament Ihres Unternehmens und verändern die (Lern-) Kultur!

Kommunikation: Kommunizieren Sie offen und verständlich die zu erreichenden Ziele und Maßnahmen. Nur so schaffen Sie bei den Betroffenen das notwendige Vertrauen. Die wichtigste Voraussetzung, wir haben darüber bereits gesprochen: Sie kennen Ihre Ziele!

Stakeholder: Machen Sie Betroffene zu Beteiligten! Oft gehört, aber leider zu selten in dem Maße umgesetzt, wie es in meinen Augen bei einer LMS-Einführung notwendig ist. Natürlich wird ein Projekt dadurch komplexer - auch, weil mehr Meinungen und Befindlichkeiten zu berücksichtigen sind. Aber das Change Management liefert so viele tw. standardisierte Methoden, mit diesen Herausforderungen umzugehen:

  • Bedarfsanalysen
  • Workshops
  • Kommunikationsstrukturen
  • Information, Schulung, Coaching, ...
  • Kompetenz- und Ressourcenmanagement
  • Controlling und Reviews


Wer diese Stakeholder sind, haben wir bereits in der Projektstruktur dargestellt.

Management: Die Einführung eines LMS verändert die Lernkultur eines Unternehmens! Ich formuliere diesen Effekt gerne noch etwas plastischer: Ein LMS wirkt bis in das Fundament Ihres Unternehmens. Für eine solche Maßnahme benötigen Sie daher den Rückhalt und, viel wichtiger, die Unterstützung des Managements. Sonst werden Sie keinen nachhaltigen Erfolg haben! Einige Ansätze:

  • Lassen Sie die Strategie und die LMS-Entscheidung durch das Management freigeben. Sie können sich später immer wieder darauf beziehen.
  • Berichten Sie dem Management regelmäßig über Fortschritt und Status. So bleibt Ihr LMS-Projekt im Kopf.
  • Ich gehe sogar weiter: Infiltrieren Sie das Management mit den Chancen (und auch Risiken) einer LMS-Einführung. Idealerweise wird das LMS-Projekt anschließend an verschiedenen Stellen zitiert. Ich bin überzeugt, dass so weitere Synergien in Ihrem Unternehmen entstehen werden!
  • Ein LMS ist eine umfangreiche Investition. Ist Ihr Management überzeugt, werden Sie die nötigen Mittel sicherlich einfacher generieren können!


Und wenn ich erstmalig ein LMS einführe?

Dann lassen sich die verschiedenen Aufgaben auch wie dargestellt abarbeiten!

Ich treffe für mich in der Vorgehensweise keine Unterscheidung zwischen „Einführung“ und Ersatz bzw. „Substitution“. Meine Erfahrungen zeigen mir, dass aus der Sicht des Lerners die Veränderungen immer einen starken Einfluss auf die Akzeptanz haben, die begleitet werden müssen und auch ein LMS-Ersatz neue Impulse für die Lernkultur geben kann. Allerdings müssen einige Diskussionen und Festlegungen inhaltlich früher und tiefgründiger geführt werden, wenn quasi bei „Null“ begonnen wird.

Aber auch bei Ersatz eines bestehenden LMS empfehle ich dringend, die Frage nach den Zielgruppen immer neu zu bearbeiten. Das ist doch die passende Gelegenheit, die seit der LMS-Einführung eventuell dahin siechende Trainingsstrategie, wenn es sie denn gibt, zu aktualisieren, oder?

Und wenn sich dann noch ohnehin die Unternehmensziele verändert haben, starten Sie durch: Wer? Was? Wie? Wann? Wo? Womit?

Veränderung der Lernkultur im Unternehmen.

DER AUTOR

Matthias Brockerhoff

setzt seit mehr als 12 Jahren Impulse in der Einführung und Umsetzung von e- und Blended Learning und hat in über 250 Projekten sehr vielfältige Erfahrungen gesammelt. Er verantwortete u.a. fast 6 Jahre das eLearning bei einem süddeutschen Automobilhersteller, ehe er sich 2010 mit der medic-Con. GmbH selbständig machte.

KONTAKT

Matthias Brockerhoff

medic-Con. GmbH

Stuttgarter Str. 64
D-71229 Leonberg

Tel.: +49 (0) 7152 / 33 56 47

mb(at)medic-con.de
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