LMS Auswahlkriterien

Anforderungen aus der Sicht von Lerner, Lehrer und Verwaltung

Es gibt eine Vielzahl von Lernbedarfen, Lernlösungen und Anbietern auf dem Markt der digitalen Medien in der Bildung. Hier den Überblick zu behalten ist für die meisten HR-Abteilungen und Personalentwickler kaum möglich und auch das Erkennen von Wahlmöglichkeiten ist meistens durch die subjektive Darstellung des jeweiligen Anbieters geprägt.

Eine objektive Beratung kann hier die Lösung sein. Objektiv, weil die Beratenden selbst keine Lernlösungen anbieten und dennoch eine weitreichende Marktkenntnis haben.

Das eLearning Journal hat zwei Agenturen zum Gespräch geladen um einen Einblick in deren Arbeit zu gewinnen und Fragen nach Trends und aktuellen Entwicklungen zu stellen. Welchen Stellenwert z. B. Skill- und Talentmanagement einnimmt und wie sich Unternehmen zum Thema Cloud-Computing positionieren.

LMS und betriebliche Fortbildung

LMS sind aus der betrieblichen Fortbildung kaum mehr wegzudenken. Durch das Verschieben der Lernbedarfe und die Anforderungen die an ein LMS gestellt werden, wandelt sich auch das Funktionsspektrum von Lernmanagementsystemen: Sie nähern sich immer mehr der Funktion einer umfassenden Serviceplattform mit Zusatzfunktionen, die es originär bei einem LMS zuvor nicht gab.

Besonders die Fähigkeit sich in bereits bestehende und gut funktionierende IT-Landschaften einzufügen, spielt eine wichtige Rolle. Berthold Helmes, Geschäftsführer der Insys GmbH, hierzu: „LMS sind oftmals schwerfällig, sperrig und langsam wie Dinosaurier, doch noch längst nicht ausgestorben.“ Der Grund liegt mit in der Alternativlosigkeit zur Lösung „LMS“ - einer Lösung die etabliert ist, immer weiter flexibilisiert wird und die eine hohe Datensicherheit bietet. Besonders die Datensicherheit spielt in den Unternehmen eine wichtige Rolle.

Cloud-Computing als Alternative?

An das Thema Datensicherheit schließt sich auch das Thema Cloud-Computing an, welches derzeit in aller Munde ist und auch Beachtung in Studien wie dem Horizon-Report findet. Cloud-Computing trifft vor allem im privaten Bereich auf viel Zuspruch, da man seine eigenen Medien in der Cloud unterbringen und von überall her abrufen kann. Aber auch Unternehmen setzen die Cloud ein. Doch schwingt hierbei vor allem die Skepsis mit, wenn es um die Frage der Datensicherheit geht. So ist es dann auch kein Wunder, dass sich die Frage auftut wer in der Cloud klaut.

Zahlreiche Studien belegen, dass das Risiko in der Cloud durchaus größer sein kann, dieses aber sehr viel genauer spezifiziert werden kann. Während derlei Studien sich vor allem mit den technischen Aspekten der Datensicherheit in der Cloud befassen, geht es den Anwendern um die emotionale Komponente: Welcher Geschäftsführer schläft schon gut, wenn er sich nicht 100%ig sicher sein kann, dass seine Geschäftsgrundlage nicht aus der Cloud entwendet wird.

Da die Datensicherheit der Cloud auch von den Betreibern der Serverparks etc. abhängt, ist diese Sorge nicht unberechtigt. Zwar bietet die Cloud viele Vorteile, doch eben dieser Unsicherheitsfaktor bremst einen breiten Erfolg in Unternehmen noch aus. Das gilt auch für die betriebliche Fortbildung. Je nach Branche werden Informationen in einem LMS vorgehalten, die nur für die Mitarbeiter bestimmt sind. Und wenn man diese Informationen zugleich an ein Vertriebs- und Erlösmodell gekoppelt hat, die Inhalte des Lernmanagementsystems also einen Teil des operativen Feldes darstellen, so ist deren Sicherheit umso kritischer. Doch auch hierzulande öffnen sich die Unternehmen immer weiter den Möglichkeiten der Cloud, da diese - mit den richtigen Sicherheitsvorkehrungen - durchaus eine Menge Vorteile bietet.

Martin Kundt, Vorstand der Know How! AG: „Cloud Angebote werden inzwischen von vielen Herstellern angeboten und auch nachgefragt. Für Kunden ist der einfache Betrieb ein Argument.“ Auch das Rollout einer cloud-basierten Lösung ist - besonders auf internationaler Ebene - für ein Unternehmen sehr viel günstiger, da keine aufwändige IT-Infrastruktur vorgehalten werden muss.

Die neuen „LMS“

Die besprochenen Neu- und Mehrbedarfe spielen eine wichtige Rolle in der weiteren Entwicklung von LMS-Lösungen - seien sie nun klassisch aufgesetzt oder aus der Cloud. Die „neuen LMS“ sind jene, die sich mehr als Ergänzung zu einem ganzheitlichen Skill- & Talent-Management verstehen. Diese ganzheitliche Betrachtung des Mitarbeiters vom sog. Onboarding bis zu seinem Karriereziel beinhaltet auch dessen Begleitung durch die einzelnen Meilensteine sein persönlichen Fortbildung.

Das Fordern und Fördern des Kompetenzaufbaus als Teil des sog. Employer-Brandings aber auch als Teil der Corporate Governance fordern diese Betrachtung des Ganzen. Auch auf technologischer Seite wurden Bedarfe geweckt, die nun gedeckt werden müssen. Dazu gehört der zunehmend wichtiger werdende Aspekt des mobile Learning und des Tablet Computing. Berthold Helmes: „Insbesondere zwei Trends sehen wir. Einmal die Ausgabe ein- und desselben Contents in kleineren interaktiven „Lernhappen“ auf unterschiedlichen Devices – und hier sicherlich in erster Linie die Tablets. Und zum Zweiten die Koppelung des LMS an ein umfassendes Skillsmanagement.“

Unabhängigkeit bei der Contenterstellung

Auch in den Unternehmen selbst sind immer mehr Kompetenzen vorhanden, sich selbst um Inhalte zu kümmern. So wird immer häufiger die Möglichkeit nachgefragt, selber Inhalte mittels eines Autorentools erstellen zu können. Was zuvor im großen Stile nur einigen Anbietern möglich war, kann durch die modernen Autorentools auch von den Unternehmen selbst geleistet werden. Natürlich ist dies immer auch in Abhängigkeit von der Branche und der Zielgruppe zu sehen, dennoch sind es solche neuen Bedarfe, die das Bild von Lernmanagementsystemen verändern und neu definieren.

Expertenblick

Welchen Blick die Experten verschiedener Agenturen auf das Thema LMS haben, können Sie im nachfolgenden Interview in voller Länge nachlesen. Die Gesprächspartner vertreten Agenturen, die durch jahrelange Erfahrungen am eLearning Markt einen gro-ßen Kundenstamm in Sachen eLearning und digitale Medien betreuen und um die Sorgen und Bedarfe der Unternehmen und Lösungsabnehmer wissen:

eLearning Journal: Zunächst einmal vielen Dank, dass Sie an diesem Interview teilnehmen. Bitte stellen Sie kurz Ihr Unternehmen vor - welche Leistungen bietet das Unternehmen an und an welche Kunden richten sich diese?

Berthold Helmes: Wir haben zu danken! Ja, INSYS macht seit 25 Jahren eLearning-Content – für eine Vielzahl an Kunden aus der Finanz- und Dienstleistungsbranche. Wir selbst liefern keine LM-Systeme aus, produzieren aber für alle am Markt gängigen Systeme attraktive und interaktive Lernprogramme – und folgen dabei immer unserem Markenversprechen „Inhalte erleben“. Denn die bes-
te eLearning-Plattform nützt nichts, wenn die darauf bereit gestellten Inhalte dröge und langweilig sind.

Martin Kundt: Seit nun über 20 Jahren entwickelt die Know How! AG als eigenständiges, inhabergeführtes Unternehmen kontinuierlich neue Weiterbildungskonzepte. Der Firmensitz ist in Stuttgart, Niederlassungen bestehen in Konstanz und Augsburg. Als Pionier auf dem Gebiet des Web Based Trainings (WBT) erstellte die Know How! AG bereits 1995 die ersten erfolgreichen eLearning-Produkte.

Das Unternehmen bietet passende Konzepte und Lösungen im Weiterbildungsbereich für Kunden aus allen Branchen an, denn mehr Wissen bedeutet für die Unternehmen mehr Wert. Individuelle eLearning-Konzepte, Lernsoftware, praxisorientierte Präsenzseminare, bedarfsorientierte Beratung und zielgruppengerichtete Lernkonzepte zählen zu den Kernkompetenzen des Unternehmens.

eLearning Journal: Ihre Unternehmen beraten andere Unternehmen hinsichtlich der Einführung von eLearning - konkret in der Auswahl des richtigen LMS, welches für den jeweiligen Bedarf des Kunden am besten passt. Gibt es einen großen Markt für diese Beratungstätigkeit, wird das viel abgerufen?

Martin Kundt: Eines unserer Kerngeschäfte ist die Entwicklung von individuellen eLearning Lösungen. In diesem Zuge beraten wir auch Unternehmen bei der grundsätzlichen Einführung von eLearning – und dazu gehört auch die Unterstützung bei der Auswahl eines geeigneten LMS. Diese Beratungsleistung bieten wir bereits seit einigen Jahren an und haben seither zahlreiche Projekte durchgeführt – herstellerunabhängige Beratung trifft den Bedarf vor allem von Einsteigern.   

Berthold Helmes: Ja, sicherlich. Die Beratung auf diesem Gebiet wird von uns oftmals abgerufen, sei es, dass ein Unternehmen die Plattform wechseln möchte, oder für den Fall, dass eine Plattform gelauncht wird. Oft wird dann allerdings sehr schnell ausgeschrieben und die Hersteller der Plattformen übernehmen die Beratung, dann natürlich durchaus subjektiv. Aber wir leisten gerade in der Anfangsphase und bei der Formulierung der passenden Ausschreibung gerne unsere Dienste. Wir erarbeiten mit dem Kunden, was seine Plattform wirklich können muss, damit sie für ihn ein Optimum an Unterstützung und Erleichterung bietet.

eLearning Journal: Wie wichtig sind LMS in der betrieblichen Fortbildung?

Berthold Helmes:
Enorm wichtig. Sie ermöglichen den gezielten, effektiven Zugriff auf Lerninhalte und liefern qualifizierte Ergebnisse zum Nutzungsverhalten. Ganz abgesehen von den Auswertungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten, die allerdings von Unternehmen zu Unternehmen stark differieren, auch abhängig z. B. von den Vereinbarungen mit dem Betriebsrat.

Martin Kundt: Wenn sich ein Unternehmen dafür entscheidet, das Thema eLearning zu etablieren, sind Learning Management Sys-teme in der betrieblichen Fortbildung unerlässlich. Ein LMS bietet viele Funktionen, die weit über die Bereitstellung von digitalen Lerninhalten hinausgeht. Mit einem LMS lassen sich nicht nur Lernfortschritte festhalten, sondern auch dynamische Lernpfade – angepasst auf den individuellen Kenntnisstand eines Mitarbeiters – generieren. Die Lerndaten, die mit der Nutzung von Lerninhalten erfasst werden, sind z. B. ein erster Anhaltspunkt dafür, ob und wie erfolgreich ein Lernprogramm im Unternehmen ist. Die Dokumentation und Administration der Lerner und des Lernens sind zentraler Bestandteil jeder LMS-Lösung. Aber auch die Kommunikation zwischen Lernen und zwischen Lernern und Lernbegleitern ist eine wichtige Aufgabe, die durch das LMS unterstützt wird.

eLearning Journal: Hier und dort kommt die Frage auf, ob LMS nicht langsam die Dinosaurier sind, die auf ihr eigenes Aussterben warten. Entwickelt sich der Markt der LMS -  Ihrer Meinung nach - in eine Richtung, die diese Aussage unterstützt oder sind LMS durchaus moderne Lösungskonzepte, die sich gut weiterentwickelt haben?

Martin Kundt: Wir glauben nicht, dass Learning Management Systeme vom Aussterben bedroht sind. Vielmehr entwickeln sie sich zu immer komplexeren Systemen, mit denen sich über die reine Bereitstellung von eLearning Inhalten hinaus Weiterbildungs- und Personalentwicklungsmaßnahmen abbilden lassen. Da diese Systeme auch über Schnittstellen verfügen, können sie auch immer besser in bestehende Infrastrukturen integriert werden und fügen sich so nahtlos ein.   

Berthold Helmes: Gute Frage, und guter Vergleich… LMS sind oftmals so schwerfällig, sperrig und langsam wie Dinosaurier, doch noch längst und auch noch lange nicht ausgestorben. Klar haben sich die Anforderungen im Laufe der Jahre, und spätestens seit dem iPhone-Hype geändert. Nichtsdestotrotz wird der Markt – mangels sinnvoller und vor allem datensicherer Alternativen – bestehen bleiben. Und viele LMS sind ja auch auf dem Weg vom „Verwaltungssystem“ zu einem schicken Lern-Shop und Trainings-Center.

eLearning Journal: Wenn ich als Fortbildungsverantwortlicher beauftragt wäre, ein LMS in das Unternehmen einzuführen, wie könnten Sie mir als beratendes Unternehmen weiterhelfen? Wie sieht das konkret aus?

Berthold Helmes: Üblicherweise beginnen wir mit einer genauen Analyse der Rahmenbedingungen: Was gibt es? Worauf können wir aufbauen? Was sind die Ziele und Informationsbedarfe von HR? Welcher Lern-bedarf besteht? Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist auch immer die Prüfung der Lern-Kultur im jeweiligen Unternehmen, also wie verbreitet, erlaubt und auch gefördert ist das Online-Lernen während der Arbeitszeit… denn das beste System nutzt nichts, wenn es von den Mitarbeitern nicht genutzt wird!

Martin Kundt: Zunächst einmal haben wir einen guten Überblick über den aktuellen LMS-Markt und kennen sowohl komplexe LMS-Lösungen für Großunternehmen, aber auch kleinere Anbieter für den Mittelstand. Bei einem Erstkontakt mit dem Kunden schauen wir als erstes auf das Team, das sich mit der Einführung des LMS beschäftigt. Wir prüfen, ob wirklich alle Stakeholder oder Vertreter, die künftig mit dem System arbeiten sollen, mit im Boot sind. So stellen wir sicher, dass für den Auswahlprozess alle relevanten Anforderungen an das System erfasst werden.

Anschließend legen wir zusammen mit dem Kunden einen detaillierten Kriterienkatalog u. a. für die Bereiche Technik & Systemarchitektur, Administration & Contentverwaltung, Kommunikation & Kollaboration, Didaktik & Methodik, Design & Usability fest. Die definierten Kriterien werden enstprechend priorisiert und mit einem Bewertungssystem versehen. Unter anderem legen wir hier auch k.o.-Kriterien fest. Anhand dieser Kriterien stellen wir für den Kunden eine Longlist von LMS-Anbietern zusammen. Abhängig von der Aufgabenstellung achten wir darauf, dass diese Anbieterliste aus möglichst unterschiedlichen Unternehmen besteht um das Spektrum des Marktes abzubilden. So haben wir oft einen Global Player aber auch Open- Source-Anbieter in der Vorauswahl.

Die Vorauswahl wird im Dialog mit dem Kunden weiter verfeinert und zu einer Shortlist zusammengekürzt. Die Anbieter, die sich jetzt noch in der Liste befinden, werden zu einer Ausschreibung eingeladen. In der Ausschreibung werden sämtliche Punkte des Kriterienkatalogs abgefragt, so dass wir möglichst einheitliche und vergleichbare Informationen der LMS-Anbieter erhalten.

Die eingegangenen Angebote  werden untereinander anhand des Bewertungssystems quantitativ miteinander verglichen. Gleichzeitig prüfen wir auch die Qualität der Angebote.

Nach der Analyse werden die Top 3 Anbieter zu einer Anbieterpräsentation vor Ort bei unserem Kunden eingeladen, wo man das System und den Anbieter selbst nochmal anhand von Use Cases überprüft.

Mit diesen einzelnen Schritten des Auswahlprozess schaffen wir eine fundierte Entscheidungsgrundlage, anhand deren sich der Kunde für seinen künftigen Partner entscheiden kann. Abschließend wird das Auswahlverfahren in einem umfassenden Bericht dokumentiert, so dass die Entscheider auch vor internen Gremien die getroffene Auswahl transparent kommunizieren und vertreten können.

eLearning Journal: Worauf legen die Kunden, die ein LMS in ihr Unternehmen einbringen möchten, besonders viel Wert?

Martin Kundt: Unsere Kunden legen besonders viel Wert auf eine hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit des Systems. Ein LMS soll sich reibungslos in die bestehende Infrastruktur und Systemlandschaft integrieren und mit bestehenden Prozessen und Workflows zusammen funktionieren. Es hat sich gezeigt, dass die am Markt existierenden Systeme meist auf alle wichtigen Kundenwünsche eingehen können. Es sind dann eher die Details aus den Anforderungskriterien, die ein LMS erfüllt, und ein anderes nicht.

Berthold Helmes: Besonders wichtig ist unserer Erfahrung nach das Tracking, also wer hat was wann gemacht und bestanden, oder auch nicht. Gerade bei obligatorischem Schulungsbedarf, zum Beispiel zur Arbeitssicherheit oder zum Datenschutz, sind die Online-Zertifizierungen ein starkes Kosten-argument. Klar, dass gerade das Tracking auch manchmal eine „bittere“ Wahrheit über das wahre Nutzungsverhalten offenlegt. Oft hilft aber auch diese Wahrheit, um das Angebot und das Setting von eLearning zu überdenken.

eLearning Journal: Welche Rolle spielt bei den Beratungen die Frage nach der Akzeptanz des LMS durch die Anwendergruppe?

Berthold Helmes: Die Akzeptanz des Systems hängt immer unmittelbar mit der Nutzerfreundlichkeit des Systems zusammen. Wenn ich mich als Mitarbeiter dreimal einloggen muss, und sieben Klicks machen muss, um zum gewünschten Inhalt zu kommen, dann hat das System verloren.

Martin Kundt: Die Akzeptanz der Anwender spielt bei der Einführung eines LMS oder eines Anbieterwechsels grundsätzlich natürlich eine sehr wichtige Rolle. Je nach Anfrage begleiten wir Unternehmen vor und während des Roll-outs hinsichtlich Marketing- und Kommunikationsstrategien, so dass das neue System nicht nur technisch reibungslos in das Unternehmen integriert wird, sondern auch die Mitarbeiter das LMS frühzeitig kennen und nutzen lernen.

eLearning Journal: Gibt es bestimmte Features - neben den obligatorischen Grundfunktionen - die immer wieder nachgefragt werden („…und dann soll das LMS unbedingt die Möglichkeit habe, auch durch mobile Devices nutzbar zu sein“ o. ä.)


Martin Kundt: Die Nachfrage, dass ein LMS grundsätzlich auch durch mobile Devices genutzt werden kann, ist auf jeden Fall gegeben. Jedoch liegt der Fokus primär darauf, dass sich das System flexibel in die Systemlandschaft eines Unternehmens integrieren und sich bei Bedarf erweitern lässt.

Berthold Helmes: Neben dem Mobile-Hype ist eine häufige Anforderung die der autarken Content-Entwicklung, also ein passendes Autorentool. Aber auch Dinge, die über das Feature weit hinausgehen und die IT-Struktur der Human Resources betreffen, zum Beispiel die Anlage einer „Bildungshistorie“ für jeden einzelnen Mitarbeiter, also das umfassende Lern- und Skillsmanagement.

eLearning Journal: Cloud-Computing ist momentan in aller Munde. Ist das LMS als Cloud-Lösung eine sinnvolle Weiterentwicklung? Und gibt es diesbezüglich schon Nachfragen bei Beratungsgesprächen?

Berthold Helmes: Nein, bisher hatten wir hierzu keine Anfragen. Bei unserer Kundenstruktur herrscht ein besonders hohes Maß an Daten- und Informationssicherheit, die Cloud-Lösungen nicht bieten können.

Martin Kundt:
Cloud-Angebote werden inzwischen von vielen Herstellern angeboten und auch nachgefragt. Für Kunden ist der einfache Betrieb ein Argument. Vor allem kleinere bis mittlere Unternehmen profitieren von einem kurzen Roll-out und können so ein LMS auch international bereitstellen ohne eine aufwändige IT-Infrastruktur dafür schaffen zu müssen. Einfache Preismodelle sorgen für eine klare Kostenbasis und die Lösungen sind leicht skalierbar.

eLearning Journal: Was wird, ihrer Meinung nach, ein wichtiger Trend bei den LMS werden - oder was ist vielleicht schon jetzt ein wichtiger Trend?

Martin Kundt: Wie schon erwähnt, beobachten wir, dass sich der Trend vom reinen LMS zu ganzheitlichen Personalentwicklungssys-temen – sogenannten Talent Management Lösungen – bewegt, mit denen sowohl Präsenz- als auch Online-Trainings abgewickelt werden können, die im Einklang mit Jobprofilen die Mitarbeiter in Ihrer beruflichen Weiterentwicklung unterstützen. Mobile Geräte werden zunehmend unterstützt und Cloud-basierte LMS Angebote werden sich schnell durchsetzen.

Berthold Helmes: Insbesondere zwei Trends sehen wir. Einmal die Ausgabe ein- und desselben Contents in kleineren interaktiven „Lernhappen“ auf unterschiedlichen Devices – und hier sicherlich in erster Linie die Tablets. Und zum Zweiten die Koppelung des LMS an ein umfassendes Skillsmanagement.

Das bedeutet, welche Weiterbildungsmaßnahmen braucht der einzelne Mitarbeiter, um eine bestimmte berufliche Anforderung zu erreichen. Lernen wird immer weniger als „Selbstzweck“ wahrgenommen, sondern als Erhöhung der funktionalen Kompetenz. Und gerade hier können Systeme, die Bildungshis-torien verwalten, vergleichen und sortieren einen entscheidenden, weil objektiven, Vorteil bringen.

 

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